Việt Nam đang ngày càng khẳng định vị thế là điểm đến hấp dẫn cho các nhà đầu tư quốc tế nhờ nền kinh tế tăng trưởng ổn định, lực lượng lao động trẻ và chính sách mở cửa thương mại. Đối với nhiều doanh nghiệp nước ngoài, việc thành lập văn phòng đại diện là bước đi đầu tiên quan trọng để hiện diện tại thị trường Việt Nam, tìm kiếm đối tác, khảo sát thị trường và triển khai các hoạt động hỗ trợ mà chưa cần đầu tư toàn diện vào hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, thủ tục thành lập văn phòng đại diện có thể là thách thức cho nhà đầu tư nước ngoài. Việc chưa nắm rõ các quy định pháp lý thường dẫn đến hồ sơ chưa đầy đủ, chậm trễ trong phê duyệt, tốn kém thời gian và chi phí, thậm chí có thể phát sinh rủi ro pháp lý nếu không tuân thủ đúng quy trình.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thức thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam để hỗ trợ các nhà đầu tư triển khai nhanh chóng và hiệu quả.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được thành lập tại một địa phương hoặc quốc gia khác để thực hiện các chức năng hỗ trợ cho công ty mẹ, bao gồm:
-
- Tiếp thị và quảng bá sản phẩm/dịch vụ
- Nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và xu hướng ngành
- Tư vấn và chăm sóc khách hàng
- Kết nối và xây dựng quan hệ đối tác
- Hỗ trợ thủ tục hành chính
Khác với công ty vốn đầu tư nước ngoài (FDI), văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân độc lập. Nói cách khác, văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động tạo doanh thu trực tiếp, ký hợp đồng thương mại hoặc xuất hóa đơn. Vậy nên, nếu nhà đầu tư nước ngoài muốn kinh doanh tại Việt Nam, họ cần thành lập công ty hoặc chi nhánh.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
Sau đây là các bước cần thiết để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài để giúp quá trình diễn ra thuận lợi và suôn sẻ.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ pháp lý
Để hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được xét duyệt nhanh chóng và chính xác, nhà đầu tư nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- Bản sao công chứng hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Báo cáo tài chính năm gần nhất của công ty mẹ
- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ (hợp pháp hóa lãnh sự)
- Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt văn phòng (hợp đồng thuê)
*Lưu ý: Theo điều 7 của Nghị định 07/2016/ND-CP, công ty mẹ phải có thời gian hoạt động tối thiểu 1 năm và còn thời hạn ít nhất 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ
Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp phép
Khi hồ sơ đã được chuẩn bị đầy đủ, nhà đầu tư nộp tại phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu Tư nơi đặt văn phòng đại diện.
Thời gian xử lý hồ sơ thường là 10 – 15 ngày làm việc.
Bước 3: Nhận giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Sau khi nộp hồ sơ, quá trình xét duyệt cần được theo dõi chặt chẽ để kịp thời bổ sung giấy tờ nếu cơ quan chức năng yêu cầu. Với mỗi khách hàng, FISC luôn đồng hành mọi bước xử lý giấy tờ, giám sát tiến trình và trực tiếp nhận giấy phép ngay khi hồ sơ được chấp thuận.
Bước 4: Các thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện
Khi đã được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài được cấp giấy phép, nhà đầu tư cần thực hiện thêm 1 số thủ tục quan trọng để đảm bảo hoạt động hợp pháp, bao gồm:
- Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu
- Mở tài khoản ngân hàng tại Việt Nam
- Đăng ký thuế nếu có phát sinh chi phí
- Thực hiện thủ tục giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho nhân sự nước ngoài
- Nộp báo cáo hoạt động hàng năm
Lưu ý quan trọng khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Trước khi bắt đầu thủ tục thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những quy định quan trọng để hồ sơ được thực hiện đúng quy định.
Đặt tên văn phòng đại diện
Tên văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải tuân thủ quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể:
- Phần tên riêng không được sử dụng các từ “Công ty” hay “Doanh nghiệp”.
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên công ty mẹ kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”
- Tên văn phòng đại diện nên được viết bằng bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, các ký hiệu và số
- Doanh nghiệp có thể đăng ký thêm tên văn phòng bằng tiếng nước ngoài hoặc viết tắt nếu cần.
Ví dụ: Văn phòng đại diện Công ty Cổ phần đầu tư FISC.
Địa chỉ văn phòng đại diện
Địa chỉ văn phòng đại diện phải được khai báo chính xác và đầy đủ, bao gồm: số nhà, tên đường hoặc thôn/xóm/xã/phường; huyện/quận/thị xã; tỉnh/thành phố.
*Lưu ý: văn phòng đại diện không được đặt tại nhà chung cư hoặc nhà tập thể.
*Nếu có bất cứ thay đổi nào liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì doanh nghiệp phải nhanh chóng thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép văn phòng đại diện.
Tóm tắt
Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là bước quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tiếp cận đối tác và quản lý hoạt động một cách hiệu quả. Tuy nhiên, quá trình xét duyệt đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ các quy định pháp lý, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng thủ tục. Đối với các doanh nghiệp nước ngoài có rào cản về ngôn ngữ và khoảng cách địa lý, việc sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện sẽ giúp mọi bước thực hiện thuận lợi và hiệu quả
Với hơn 38 năm kinh nghiệm, FISC tự hào là đối tác tin cậy của hàng nghìn doanh nghiệp quốc tế trong quá trình thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Liên hệ FISC ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và bắt đầu hành trình đầu tư thuận lợi.
