Với nền kinh tế tăng trưởng mạnh mẽ và xu hướng mở rộng hợp tác toàn cầu, Việt Nam đang trở thành điểm đến hấp dẫn cho nguồn nhân lực và đầu tư quốc tế. Trong bối cảnh đó, giấy phép lao động đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính pháp lý và ổn định cho quá trình làm việc của người nước ngoài tại Việt Nam.
Tuy nhiên, việc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài không phải là một quy trình đơn giản. Thủ tục phức tạp, yêu cầu hồ sơ đa dạng, cùng với các quy định pháp lý thường xuyên thay đổi khiến nhiều doanh nghiệp và người lao động gặp không ít khó khăn. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối, làm chậm tiến độ cấp phép và ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc.
Để quá trình xin giấy phép lao động diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, hãy cùng FISC cập nhật những quy định mới nhất và nắm rõ hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ chi tiết để đảm bảo kết quả tốt nhất.
Giấy phép lao động là gì?
Giấy phép lao động là văn bản pháp lý cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Văn bản này xác nhận rằng người lao động đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam và được cơ quan chức năng phê duyệt vị trí công việc cụ thể.
Với thời hạn tối đa là 2 năm, giấy phép lao động là giấy tờ quan trọng để người nước ngoài có thể xin cấp thẻ tạm trú tại Việt Nam. Khi hết hạn, người lao động có thể nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động để tiếp tục làm việc hợp pháp.
*Lưu ý: Các trường hợp thuộc diện miễn giấy phép lao động vẫn cần xin giấy xác nhận miễn giấy phép lao động từ cơ quan có thẩm quyền
Điều kiện để lao động nước ngoài được cấp giấy phép lao động
Theo Nghị định 219/2025/NĐ‑CP (có hiệu lực từ 07/08/2025) của Chính phủ, người lao động nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau để được cấp Giấy phép lao động tại Việt Nam:
- Đảm nhận vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo một trong những hình thức sau đây:
– Thực hiện hợp đồng lao động
– Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp
– Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội
– Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng
– Chào bán dịch vụ
– Tình nguyện viên
– Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại
– Được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp
– Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam
– Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định tại điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên
– Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng
– Thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam
- Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc.
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
- Được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản về việc sử dụng lao động nước ngoài.
- Không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc chấp hành án phạt theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật nước ngoài.
Điều kiện cho doanh nghiệp bảo lãnh giấy phép lao động cho người nước ngoài
Để bảo lãnh giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp sử dụng lao động phải đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý sau:
- Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư hoặc theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên
- Nhà thầu tham dự thầu, thực hiện hợp đồng
- Văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép thành lập
- Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp
- Tổ chức phi chính phủ nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp giấy đăng ký theo quy định của Pháp luật Việt Nam
- Tổ chức sự nghiệp, cơ sở giáo dục được thành lập theo quy định của pháp luật
- Tổ chức quốc tế, văn phòng của dự án nước ngoài tại Việt Nam; cơ quan, tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ, ngành cho phép thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật
- Văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh hoặc của nhà thầu nước ngoài được đăng ký hoạt động theo quy định của pháp luật
- Tổ chức hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của pháp luật
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập và hoạt động theo Luật Hợp tác xã
- Hộ kinh doanh, cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật
Thủ tục xin giấy phép lao động
Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động đến cơ quan thẩm định kèm theo các giấy tờ sau:
- Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động
- Giấy khám sức khỏe có thời hạn không quá 12 tháng
- Hộ chiếu còn thời hạn
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam (cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ)
- 02 ảnh màu (4cm x 6cm), phông nền trắng, không đeo kính
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài, cụ thể theo từng loại
*Nhà quản lý: Điều lệ công ty, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý và giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức
*Giám đốc điều hành: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, điều lệ công ty, văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
*Chuyên gia: Giấy chứng nhận tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương, văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó.
*Lao động kỹ thuật: Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh đào tạo ít nhất 01 năm và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của lao động kỹ thuật đó.
Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động, đồng thời cấp giấy phép. Nếu hồ sơ không được chấp thuận, cơ quan sẽ trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
Lưu ý: Người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động còn hiệu lực nhưng thay đổi công ty hoặc vị trí công việc (không đổi công ty) phải xin cấp lại giấy phép lao động để đảm bảo tính hợp pháp.
Kết luận
Để người nước ngoài có thể làm việc hoặc đầu tư hợp pháp tại Việt Nam, giấy phép lao động là một thủ tục không thể thiếu. Tuy nhiên, quá trình xin cấp giấy phép đòi hỏi doanh nghiệp và người lao động phải đầu tư nhiều thời gian và công sức để tìm hiểu các quy định hiện hành và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.
Trong quá trình này, sự đồng hành của một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp và đáng tin cậy là yếu tố quan trọng, giúp đảm bảo thủ tục được thực hiện suôn sẻ từ đầu đến cuối. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm hơn 30 năm, FISC luôn sẵn sàng hỗ trợ xuyên suốt quá trình nộp hồ sơ, hướng dẫn chi tiết từng bước để doanh nghiệp và người lao động hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác và an tâm.
