Người nước ngoài đã có giấy phép lao động còn hiệu lực, nhưng nay muốn thay đổi hình thức làm việc trong khi vẫn làm cho cùng một công ty tại Việt Nam thì có cần xin giấy phép lao động mới không?
Đây là điểm dễ bị bỏ sót trong thực tế. Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ khi thay đổi công ty, thay đổi vị trí hoặc giấy phép hết hạn thì mới cần làm thủ tục gia hạn hoặc cấp mới giấy phép lao động. Tuy nhiên, theo khoản 2 Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trường hợp người nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động đang còn hiệu lực, có nhu cầu thay đổi hình thức làm việc ghi trong giấy phép lao động nhưng không thay đổi người sử dụng lao động thì phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động.
Bài viết này giúp doanh nghiệp hiểu khi nào trường hợp này phát sinh, cần chuẩn bị hồ sơ gì và cần lưu ý gì để tránh sai lệch giữa giấy phép lao động và tình trạng làm việc thực tế.
Các trường hợp thay đổi hình thức làm việc trên giấy phép lao động
Hình thức làm việc là thông tin thể hiện cách người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hồ sơ đã được cấp phép. Thông tin này được ghi nhận trong hồ sơ xin giấy phép lao động và là một trong những căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xem xét việc người nước ngoài có được làm việc hợp pháp tại Việt Nam hay không.
Các hình thức làm việc thường gặp bao gồm:
- Thực hiện hợp đồng lao động
- Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp
- Thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên
- Được cử sang Việt Nam làm việc
Ví dụ, người lao động nước ngoài trước đây được công ty mẹ ở nước ngoài cử sang Việt Nam làm việc theo hình thức di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp. Sau đó, người này ký hợp đồng lao động trực tiếp với công ty tại Việt Nam và tiếp tục làm việc cho cùng doanh nghiệp tại Việt Nam. Trong trường hợp này, hình thức làm việc đã thay đổi từ di chuyển nội bộ doanh nghiệp sang thực hiện hợp đồng lao động.
Mặc dù người nước ngoài vẫn còn giấy phép lao động còn hiệu lực và làm việc cho cùng người sử dụng lao động nhưng hình thức làm việc trong hồ sơ ban đầu không còn phù hợp với cách doanh nghiệp và người lao động đang triển khai công việc trên thực tế. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không thể tiếp tục sử dụng giấy phép hiện tại mà phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động.
Quy trình thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động khi thay đổi hình thức làm việc
Dưới đây là các bước cơ bản trong quá trình cấp giấy phép lao động khi thay đổi hình thức làm việc.
Bước 1: Xác định hình thức làm việc mới
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định rõ người lao động nước ngoài sẽ tiếp tục làm việc tại Việt Nam theo hình thức nào. Đây là bước quan trọng vì mỗi hình thức làm việc có thể cần loại giấy tờ chứng minh khác nhau.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép lao động
- Hộ chiếu còn thời hạn của người lao động nước ngoài.
- 02 ảnh màu kích thước 4x6cm, nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu.
- Bản sao giấy phép lao động đã được cấp.
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài (không áp dụng đối với hình thức thực hiện hợp đồng lao động)
*Lưu ý: Đối với giấy tờ được cấp ở nước ngoài, doanh nghiệp cần hợp pháp hóa lãnh sự trước khi nộp.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Sau khi hoàn tất hồ sơ, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động theo cơ chế hiện hành. Tùy từng địa phương và từng trường hợp cụ thể, việc nộp hồ sơ có thể được thực hiện trực tiếp hoặc qua hệ thống trực tuyến theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
Trong quá trình xử lý, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung hoặc giải trình nếu hồ sơ chưa rõ về hình thức làm việc mới, giấy tờ chứng minh chưa phù hợp, hoặc thông tin giữa các tài liệu chưa thống nhất.
Bước 4: Nhận giấy phép lao động mới
Sau khi giấy phép lao động mới được cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trên giấy phép. Các thông tin cần kiểm tra gồm họ tên người lao động, số hộ chiếu, quốc tịch, người sử dụng lao động, vị trí công việc, chức danh, hình thức làm việc, địa điểm làm việc và thời hạn giấy phép.
Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên xử lý sớm thay vì chờ đến khi làm thủ tục visa, thẻ tạm trú hoặc gia hạn hồ sơ sau này. Những sai lệch nhỏ trên giấy phép lao động có thể gây khó khăn khi người lao động cần chứng minh tình trạng làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
*Lưu ý: Việc thay đổi hình thức làm việc không đồng nghĩa với việc visa hoặc thẻ tạm trú phải được cấp đổi theo.
FISC hỗ trợ thủ tục thay đổi hình thức làm việc trên giấy phép lao động như thế nào?
Việc thay đổi hình thức làm việc trên giấy phép lao động cần được xử lý chính xác ngay từ bước xác định bản chất hồ sơ. FISC hỗ trợ doanh nghiệp rà soát thực tế sử dụng lao động, đối chiếu với giấy phép lao động hiện tại và xác định hình thức làm việc mới của người lao động nước ngoài.
Với hơn 40 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý, lao động và xuất nhập cảnh, FISC giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi thay đổi hình thức làm việc cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Liên hệ FISC để được kiểm tra hồ sơ và tư vấn hướng xử lý phù hợp trước khi nộp.
