Khi cần sử dụng giấy tờ được cấp tại Việt Nam ở nước ngoài hoặc ngược lại, nhiều người thường gặp các thuật ngữ như chứng thực, chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận Apostille. Mặc dù đều liên quan đến việc xác nhận giấy tờ, mỗi thủ tục có ý nghĩa và phạm vi áp dụng riêng.
Vậy Apostille là gì? Thủ tục này khác gì với hợp pháp hóa lãnh sự và những loại giấy tờ nào có thể được cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam?
Trong bài viết này, FISC sẽ giúp bạn tìm hiểu khái niệm Apostille, phạm vi áp dụng, cách phân biệt với hợp pháp hóa lãnh sự và những thông tin cần biết trước khi thực hiện thủ tục.
Chứng nhận Apostille là gì?
Apostille là chứng nhận được cấp theo Công ước La Hay ngày 5/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài, thường được gọi là Công ước Apostille.
Chứng nhận Apostille xác nhận:
- Tính xác thực của chữ ký trên giấy tờ.
- Tư cách hoặc thẩm quyền của người ký tài liệu.
- Danh tính của con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ, nếu có.
Khi một giấy tờ công được cấp Apostille hợp lệ, tài liệu đó có thể được sử dụng tại quốc gia khác mà không cần thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống, với điều kiện Công ước có hiệu lực và được áp dụng giữa quốc gia cấp giấy tờ và quốc gia tiếp nhận.
*Lưu ý: Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc của giấy tờ, không xác nhận tính chính xác hoặc hợp pháp về nội dung tài liệu. Cơ quan tiếp nhận vẫn có thể yêu cầu bản dịch, bản sao hoặc các điều kiện bổ sung theo quy định của nước sở tại.
Từ ngày 11/09/2026, Công ước Apostille chính thức có hiệu lực tại Việt Nam sau khi Việt Nam gia nhập Công ước vào ngày 31/12/2025.
Chứng nhận Apostille khác gì hợp pháp hóa lãnh sự?
Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự đều nhằm xác nhận tính xác thực của chữ ký, tư cách người ký và con dấu trên giấy tờ để tài liệu có thể được sử dụng ở nước ngoài. Tuy nhiên, hai thủ tục này có phạm vi áp dụng và quy trình thực hiện khác nhau.
| Tiêu chí | Apostille | Hợp pháp hóa lãnh sự |
| Phạm vi áp dụng | Giữa các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước Apostille | Các trường hợp không thuộc phạm vi áp dụng Công ước hoặc giấy tờ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước |
| Quy trình chứng nhận | Chỉ cần thực hiện chứng nhận Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ (thường là Bộ Ngoại giao) để có thể sử dụng hợp pháp tại các quốc gia thành viên Apostille còn lại. | Thường bao gồm 02 bước:
1. Chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ 2. Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước nơi giấy tờ sẽ được sử dụng |
Kể từ ngày 11/09/2026, khi Công ước Apostille có hiệu lực tại Việt Nam, việc chứng nhận giấy tờ được áp dụng như sau:
- Giấy tờ Việt Nam sử dụng tại quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam: Giấy tờ cần được cấp chứng nhận Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Người sử dụng không cần tiếp tục thực hiện bước hợp pháp hóa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của quốc gia tiếp nhận theo cơ chế Công ước.
- Giấy tờ do quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam cấp, sử dụng tại Việt Nam: Giấy tờ cần có chứng nhận Apostille do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp tài liệu thực hiện. Không cần tiếp tục hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam.
- Giấy tờ giữa Việt Nam và quốc gia không thuộc phạm vi áp dụng Công ước: Cần thực hiện thủ tục chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của các quốc gia liên quan.
Danh sách các quốc gia thành viên Công ước Apostille (Cập nhập mới nhất)
Tính đến ngày 11/09/2026, thời điểm Công ước Apostille chính thức có hiệu lực với Việt Nam, Công ước có 130 quốc gia và vùng lãnh thổ tham gia, bao gồm Việt Nam, theo thông tin từ Hội nghị La Hay về Tư pháp Quốc tế (HCCH), cơ quan lưu chiểu Công ước.
Dưới đây là danh sách đầy đủ các quốc gia và vùng lãnh thổ thành viên Công ước La Hay áp dụng Chứng nhận Apostille:
| Albania | Germany (Đức) | Paraguay |
| Algeria | Greece (Hy Lạp) | Peru |
| Andorra | Grenada | Philippines |
| Antigua and Barbuda | Guatemala | Poland (Ba Lan) |
| Argentina | Guyana | Portugal (Bồ Đào Nha) |
| Armenia | Honduras | Republic of Korea (Hàn Quốc) |
| Australia (Úc) | Hungary | Republic of Moldova |
| Austria (Áo) | Iceland | Romania |
| Azerbaijan | India (Ấn Độ) | Russian Federation (Nga) |
| Bahamas | Indonesia | Rwanda |
| Bahrain | Ireland | Saint Kitts and Nevis |
| Bangladesh | Israel | Saint Lucia |
| Barbados | Italy (Ý) | Saint Vincent and the Grenadines |
| Belarus | Jamaica | Samoa |
| Belgium (Bỉ) | Japan (Nhật Bản) | San Marino |
| Belize | Kazakhstan | Sao Tome and Principe |
| Bolivia (Plurinational State of) | Kosovo | Saudi Arabia |
| Bosnia and Herzegovina | Kyrgyzstan | Senegal |
| Botswana | Latvia | Serbia |
| Brazil | Lesotho | Seychelles |
| Brunei Darussalam | Liberia | Singapore |
| Bulgaria | Liechtenstein | Slovakia |
| Burundi | Lithuania | Slovenia |
| Cabo Verde | Luxembourg | South Africa (Nam Phi) |
| Canada | Malawi | Spain (Tây Ban Nha) |
| Chile | Malta | Suriname |
| China (Trung Quốc) | Marshall Islands | Sweden (Thụy Điển) |
| Colombia | Mauritius | Switzerland (Thụy Sĩ) |
| Cook Islands | Mexico | Tajikistan |
| Costa Rica | Monaco | Thailand (Thái Lan) |
| Croatia | Mongolia | Tonga |
| Cyprus | Montenegro | Trinidad and Tobago |
| Czechia (Cộng hòa Séc) | Morocco | Tunisia |
| Denmark (Đan Mạch) | Namibia | Türkiye (Thổ Nhĩ Kỳ) |
| Dominica | Netherlands (Hà Lan) | Ukraine |
| Dominican Republic | New Zealand | United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland (Anh) |
| Ecuador | Nicaragua | United States of America (Mỹ) |
| El Salvador | Niue | Uruguay |
| Estonia | North Macedonia | Uzbekistan |
| Eswatini | Norway (Na Uy) | Vanuatu |
| Fiji | Oman | Venezuela (Bolivarian Republic of) |
| Finland (Phần Lan) | Pakistan | Việt Nam |
| France (Pháp) | Palau | |
| Georgia | Panama |
*Lưu ý: Việt Nam không áp dụng cơ chế Apostille với tất cả các quốc gia tham gia Công ước. Việc áp dụng giữa hai quốc gia còn phụ thuộc vào tình trạng hiệu lực, tuyên bố hoặc phản đối theo quy định của Công ước.
Những giấy tờ Việt Nam nào có thể xin Apostille?
Theo Điều 1 Công ước La Hay năm 1961, Apostille được áp dụng đối với giấy tờ công được lập tại một quốc gia thành viên và cần sử dụng tại quốc gia thành viên khác, nếu Công ước có hiệu lực giữa hai nước.
Các nhóm giấy tờ thuộc phạm vi Công ước bao gồm:
- Giấy tờ do cơ quan tư pháp hoặc viên chức có liên quan đến tòa án ban hành
- Giấy tờ hành chính
- Văn bản công chứng
- Chứng nhận chính thức trên giấy tờ tư, bao gồm chứng nhận đăng ký giấy tờ, xác nhận một sự việc diễn ra vào thời điểm cụ thể hoặc chứng nhận chữ ký trên tài liệu tư.
Đối với giấy tờ Việt Nam, các nhóm tài liệu có thể cần xem xét cấp Apostille bao gồm:
- Giấy tờ hộ tịch: Giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và các giấy tờ hộ tịch khác.
- Giấy tờ học tập: Bằng tốt nghiệp, văn bằng, bảng điểm, chứng chỉ và các tài liệu giáo dục liên quan.
- Giấy tờ tư pháp: Phiếu lý lịch tư pháp và các tài liệu tư pháp đủ điều kiện.
- Văn bản công chứng: Hợp đồng, giấy ủy quyền, di chúc, bản dịch công chứng, bản sao chứng thực và các tài liệu tương ứng.
- Hồ sơ doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, báo cáo tài chính đã kiểm toán (có xác nhận của cơ quan thẩm quyền) và một số tài liệu doanh nghiệp khác nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.
- Chứng nhận chính thức: Các lời chứng/xác nhận đăng ký, xác nhận chữ ký hoặc mộc đóng trên văn bản tư nhân (ví dụ: giấy ủy quyền cá nhân được công chứng viên chứng thực chữ ký).
Tuy nhiên, không phải mọi tài liệu thuộc các nhóm trên đều tự động đủ điều kiện cấp Apostille. Việc tiếp nhận còn phụ thuộc vào tính chất pháp lý của tài liệu, cơ quan hoặc người ký, con dấu, yêu cầu chứng nhận trung gian và quy định hiện hành tại Việt Nam.
Các loại giấy tờ không thuộc phạm vi áp dụng của Công ước Apostille gồm:
- Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự cấp trong quá trình thực hiện chức năng của mình.
- Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, bạn nên kiểm tra điều kiện của từng loại tài liệu và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại nước ngoài để lựa chọn đúng thủ tục.
Các câu hỏi thường gặp
Xin chứng nhận Apostille ở đâu tại Việt Nam?
Tại Việt Nam, Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille. Hiện nay, cá nhân và tổ chức có thể nộp hồ sơ tại các địa điểm sau:
- Hà Nội: Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao.
- TP. Hồ Chí Minh: Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh.
Thời gian xử lý cấp Apostille tại Việt Nam là bao lâu?
Theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, thời gian giải quyết hồ sơ cấp chứng nhận Apostille bằng giấy được tính từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cụ thể:
- 01–04 giấy tờ: 01 ngày làm việc.
- 05–09 giấy tờ: 02 ngày làm việc.
- Từ 10 giấy tờ trở lên: 04 ngày làm việc.
Có thể xin Apostille cho bản sao giấy tờ thay vì bản gốc không?
Có. Theo quy định tại Nghị định 293/2026/NĐ-CP, người yêu cầu có thể nộp bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực để xin cấp Apostille, thay vì bản gốc giấy tờ.
Tuy nhiên, bản sao hoặc bản dịch phải đáp ứng các điều kiện về công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam. Cơ quan cấp Apostille có thể yêu cầu xuất trình bản gốc để kiểm tra, đối chiếu nếu có căn cứ hợp lý nghi ngờ về tính xác thực của tài liệu.
Chứng nhận Apostille có thời hạn sử dụng không?
Chứng nhận Apostille không có thời hạn hiệu lực cố định theo Công ước Apostille. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa giấy tờ được chứng nhận có giá trị sử dụng vô thời hạn.
Trên thực tế, cơ quan tiếp nhận tại quốc gia sử dụng giấy tờ có thể yêu cầu tài liệu được cấp trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải còn mới tại thời điểm nộp hồ sơ.
Do đó, bạn cần phân biệt thời hạn của chứng nhận Apostille với thời hạn sử dụng hoặc yêu cầu về tính cập nhật của giấy tờ gốc. Nên kiểm tra quy định của cơ quan tiếp nhận trước khi thực hiện để tránh phải xin cấp lại tài liệu.
Có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục Apostille không?
Có. Theo Điều 7 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, cá nhân, tổ chức có thể đề nghị cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.
Điều này có nghĩa người thân, bạn bè hoặc đơn vị dịch vụ có thể thay mặt người sở hữu giấy tờ nộp hồ sơ và nhận kết quả mà không bắt buộc phải có văn bản ủy quyền riêng cho thủ tục này.
Kết luận
Apostille giúp đơn giản hóa đáng kể quy trình xác thực giấy tờ công giữa các quốc gia cùng tham gia Công ước La Hay. Thay vì thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống, giấy tờ đủ điều kiện chỉ cần được cấp chứng nhận Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp tài liệu.
Tuy nhiên, việc áp dụng còn phụ thuộc vào loại tài liệu cụ thể và quy chế hợp tác giữa từng quốc gia với Việt Nam. Nếu chưa xác định được quy trình phù hợp, hãy liên hệ FISC để được tư vấn và hỗ trợ trọn gói các thủ tục chứng nhận Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự.
