Đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, giấy phép lao động là yêu cầu pháp lý bắt buộc để duy trì công việc hợp pháp. Tuy nhiên, loại giấy phép này này chỉ có thời hạn tối đa 02 năm. Do đó, việc gia hạn giấy phép lao động đúng thời hạn cũng là vấn đề đáng để tâm của doanh nghiệp để tránh gián đoạn công việc và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật Việt Nam.
Trên thực tế, không ít người lao động nước ngoài và công ty gặp khó khăn do chưa nắm rõ quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị hoặc thời hạn nộp hồ sơ gian hạn. Điều này có thể dẫn đến nhiều rủi ro không mong muốn, từ việc xử phạt hành chính nếu lỡ trễ hạn và ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước gia hạn giấy phép lao động, bao gồm điều kiện, giấy tờ cần thiết và các lưu ý quan trọng, giúp người lao động và doanh nghiệp an tâm hoàn tất thủ tục nhanh chóng và đúng quy định.
Điều kiện gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Theo Điều 6 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, lao động nước ngoài và doanh nghiệp (người sử dụng lao động) muốn xin gia hạn giấy phép lao động phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Giấy phép lao động hiện tại còn hiệu lực ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày
- Doanh nghiệp được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
- Giấy tờ chứng minh người lao động sẽ tiếp tục làm việc cho doanh nghiệp theo nội dung giấy phép đã được cấp
Theo quy định hiện hành, giấy phép lao động chỉ được gia hạn 01 lần với thời hạn tối đa là 02 năm
Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Trong thời hạn 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn và không muộn hơn 5 ngày trước ngày hết hạn, lao động nước ngoài và doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động. Sau đây là các bước thực hiện:
Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài
Để có đầy đủ hồ sơ đề nghị gia hạn, người sử dụng lao động phải nộp văn bản xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài
Theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký xin văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài bao gồm:
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
- Báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (mẫu 02/PLI)
Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ theo 1 trong các hình thức sau:
- Trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc nơi người lao động nước ngoài đang làm việc
- Trực tuyến (online) ở Cổng dịch vụ công quốc gia
- Qua dịch vụ bưu chính Việt Nam (VNPost)
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ tiến hành xét duyệt hồ sơ và trả kết quả cho doanh nghiệp
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
– Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động của doanh nghiệp
– 02 ảnh màu (4cm x 6cm), phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính
– Giấy phép lao động hiện tại
– Văn bản chấp nhận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
– Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị
– Giấy khám sức khỏe
– Một trong các giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài sẽ tiếp tục làm việc:
- Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử sang làm việc tại Việt Nam
- Hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác phía Việt Nam và phía nước ngoài, trong đó thỏa thuận về việc người lao động làm việc tại Việt Nam
- Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ
Bước 3: Nộp hồ sơ
Người sử dụng lao động nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động tại Bộ Lao động – Thương binh và xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã cấp giấy phép lao động trước đó
Bước 4: Nhận kết quả
Trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, hồ sơ sẽ được xem xét và thực hiện gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài. Trường hợp không đủ điều kiện gia hạn, cơ quan có thẩm quyền sẽ ban hành văn bản trả lời và nêu rõ lý do từ chối.
*Lưu ý: Đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam với hình thức thực hiện hợp đồng lao động, sau khi được gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động phải thực hiện ký kết hợp đồng lao động mới trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc. Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp hợp đồng lao động (bản gốc hoặc bản sao chứng thực) cho cơ quan thẩm quyền đã xét duyệt gia hạn giấy phép lao động
Mức phạt với trường hợp sử dụng giấy phép lao động hết hạn
Theo Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người lao động nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng giấy phép lao động hết hạn sẽ bị xử phạt như sau:
| Đối tượng | Mức phạt |
| Người lao động nước ngoài | Phạt tiền từ 15.000.000 – 25.000.000
Trục xuất khỏi Việt Nam và bị hạn chế nhập cảnh trong vòng 3 năm tới |
| Người sử dụng lao động | Vi phạm từ 1 – 10 lao động nước ngoài: Phạt tiền từ 30.000.000 – 45.000.000
Vi phạm từ 11 – 20 lao động nước ngoài: Phạt tiền từ 45.000.000 – 60.000.000 Vi phạm từ 21 lao động nước ngoài trở lên: Phạt tiền từ 60.000.000 – 75.000.000 |
*Lưu ý: Mức phạt nêu trên áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân vi phạm. Trường hợp doanh nghiệp hoặc tổ chức vi phạm, mức phạt sẽ gấp 2 lần so với mức phạt áp dụng cho cá nhân.
Tóm tắt
Sau khi được cấp giấy phép lao động, việc tiếp tục theo dõi và thực hiện thủ tục gia hạn là điều cần thiết để người lao động nước ngoài duy trì tính hợp pháp khi làm việc tại Việt Nam. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, thời gian và hiểu biết về các quy định hiện hành. Đó là lý do tại sao lựa chọn dịch vụ gia hạn giấy phép lao động chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro, đồng thời đảm bảo kết quả nhanh chóng và chính xác.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác uy tín để đồng hành trong việc gia hạn giấy phép lao động, hãy liên hệ ngay với FISC. Với 40+ năm kinh nghiệm và đội ngũ chuyên viên tận tâm, FISC cam kết mang đến giải pháp tối ưu, hỗ trợ trọn gói từ tư vấn đến hoàn thiện hồ sơ, giúp bạn an tâm tập trung vào công việc và phát triển sự nghiệp.
