Giấy phép lao động là căn cứ quan trọng để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Tuy nhiên, giấy phép này không chỉ mất hiệu lực khi hết hạn. Trong một số trường hợp, giấy phép lao động có thể bị thu hồi để nộp lại cho cơ quan có thẩm quyền.
Vậy khi nào giấy phép lao động bị thu hồi, doanh nghiệp cần hoàn trả giấy phép trong thời hạn bao lâu và quy trình thực hiện gồm những bước nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các trường hợp thu hồi giấy phép lao động, hồ sơ cần chuẩn bị, thời gian xử lý và những lưu ý để hạn chế rủi ro pháp lý.
Khi nào giấy phép lao động bị thu hồi?
Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Luật lao động 45/2019/QH14, giấy phép lao động của người nước ngoài tại Việt Nam có thể bị thu hồi trong các trường hợp dưới đây.
Trường hợp 1: Giấy phép lao động hết hạn
Đây là một trong những trường hợp phổ biến nhất. Khi giấy phép lao động đã hết thời hạn ghi trên giấy phép, người lao động nước ngoài không được tiếp tục làm việc theo giấy phép đó.
Nếu doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng người lao động, cần kiểm tra điều kiện gia hạn giấy phép lao động trước khi giấy phép cũ hết hạn. Nếu để giấy phép hết hạn rồi mới xử lý, doanh nghiệp có thể không còn đủ điều kiện gia hạn và phải thực hiện hồ sơ cấp giấy phép lao động mới.
Trường hợp 2: Chấm dứt hợp đồng lao động
Khi người lao động nghỉ việc, kết thúc thời hạn hợp đồng hoặc không tiếp tục làm việc tại Việt Nam, giấy phép lao động hiện tại không còn phù hợp với tình trạng làm việc thực tế và cần được thu hồi.
Trong trường hợp người lao động chuyển sang công ty khác, công ty mới không thể sử dụng lại giấy phép lao động do công ty cũ bảo lãnh. Nếu tiếp tục làm việc tại Việt Nam, người lao động cần được công ty mới thực hiện thủ tục cấp mới giấy phép lao động theo quy định.
Trường hợp 3: Công việc thực tế không đúng nội dung giấy phép lao động
Nếu người lao động nước ngoài làm việc không đúng vị trí, chức danh, hình thức làm việc, địa điểm làm việc hoặc nội dung đã ghi trên giấy phép lao động, giấy phép có thể bị thu hồi.
Ví dụ, người lao động được cấp giấy phép theo vị trí chuyên gia marketing nhưng thực tế làm việc ở vị trí quản lý vận hành; hoặc giấy phép ghi địa điểm làm việc tại TP.HCM nhưng người lao động được bố trí làm việc dài hạn tại địa phương khác mà chưa được xử lý hồ sơ phù hợp.
Trường hợp 4: Kết thúc thời gian được cử sang Việt Nam
Đối với người lao động nước ngoài được cử sang Việt Nam làm việc theo quyết định từ công ty mẹ hoặc tổ chức nước ngoài, giấy phép lao động sẽ thu hồi khi phía nước ngoài có văn bản thông báo không tiếp tục cử người lao động sang Việt Nam.
Trường hợp này thường phát sinh khi người lao động kết thúc nhiệm kỳ, được điều chuyển sang quốc gia khác, quay về công ty mẹ hoặc không còn thuộc diện được cử sang Việt Nam làm việc theo hồ sơ ban đầu.
Trường hợp 5: Người lao động nước ngoài vi phạm pháp luật Việt Nam
Giấy phép lao động có thể bị thu hồi nếu người lao động nước ngoài vi phạm pháp luật Việt Nam trong quá trình làm việc, hoặc nếu cơ quan có thẩm quyền phát hiện sai phạm liên quan đến việc cấp, sử dụng giấy phép lao động.
Ví dụ, nếu giấy phép lao động được cấp dựa trên giấy tờ giả mạo, thông tin không trung thực hoặc hồ sơ không hợp lệ, cơ quan nhà nước có thể yêu cầu thu hồi giấy phép theo quy định.
Quy trình thu hồi/hoàn trả giấy phép lao động
Quy trình thu hồi giấy phép lao động sẽ khác nhau tùy theo lý do thu hồi
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực hoặc hợp đồng lao động chấm dứt:
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Bản gốc giấy phép lao động đã được cấp cho người lao động nước ngoài
- Văn bản của doanh nghiệp hoặc người sử dụng lao động nêu rõ lý do thu hồi giấy phép lao động (hợp đồng lao động chấm dứt, giấy phép hết hạn, chuyển công ty hoặc các lý do khác thuộc diện thu hồi)
- Tài liệu chứng minh lý do thu hồi giấy phép lao động, ví dụ: hợp đồng lao động đã hết hạn hoặc đã chấm dứt, văn bản thôi cử từ phía nước ngoài nếu có, quyết định nghỉ việc hoặc các giấy tờ liên quan khác có xác nhận của doanh nghiệp.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi giấy phép lao động trong vòng 15 ngày kể từ ngày giấy phép hết hiệu lực.
Trường hợp người sử dụng lao động hoặc người lao động vi phạm quy định pháp luật
Hồ sơ thường gồm:
- Bản gốc giấy phép lao động đã được cấp cho người lao động nước ngoài.
- Quyết định thu hồi giấy phép lao động do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc cơ quan có thẩm quyền ban hành theo mẫu quy định.
- Thông báo thu hồi giấy phép lao động gửi cho người sử dụng lao động.
- Các tài liệu liên quan chứng minh lý do thu hồi, nếu có.
Đối với trường hợp này, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra quyết định thu hồi giấy phép lao động và thông báo cho doanh nghiệp. Sau khi nhận được thông báo, doanh nghiệp cần thu hồi giấy phép lao động của người nước ngoài trong vòng 3 ngày làm việc và nộp lại giấy phép cho cơ quan đã cấp.
Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan đã cấp giấy phép lao động
Sau khi thu hồi giấy phép lao động, doanh nghiệp nộp lại giấy phép cho cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép. Tùy từng thời điểm và địa phương, hồ sơ có thể được nộp tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc cơ quan được phân quyền tiếp nhận.
Bước 3: Nhận văn bản xác nhận đã thu hồi giấy phép lao động
Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thường xử lý trong khoảng 5-7 ngày làm việc. Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc điều chỉnh, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo để doanh nghiệp hoàn thiện theo yêu cầu, thường trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi kiểm tra hồ sơ.
Khi hồ sơ được xử lý, doanh nghiệp nhận văn bản xác nhận việc thu hồi giấy phép lao động từ cơ quan có thẩm quyền. Doanh nghiệp nên lưu văn bản này cùng hồ sơ lao động nước ngoài để phục vụ việc kiểm tra hoặc xử lý hồ sơ sau này.
Chậm thu hồi giấy phép lao động có bị phạt không?
Nếu doanh nghiệp không nộp hồ sơ thu hồi hoặc hoàn trả giấy phép lao động đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính tùy theo hành vi vi phạm và mức độ ảnh hưởng. Mức phạt có thể dao động từ 5.000.000 đến 30.000.000 đồng trong một số trường hợp liên quan đến việc không thực hiện đúng trách nhiệm quản lý, báo cáo hoặc sử dụng lao động nước ngoài.
Ngoài rủi ro bị phạt, việc chậm xử lý hồ sơ thu hồi giấy phép lao động cũng có thể ảnh hưởng đến các thủ tục lao động nước ngoài sau này, đặc biệt khi doanh nghiệp cần xin cấp mới, gia hạn giấy phép lao động hoặc xử lý visa, thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài.
FISC hỗ trợ doanh nghiệp quản lý giấy phép lao động như thế nào?
Việc thu hồi giấy phép lao động thường phát sinh khi hồ sơ lao động nước ngoài không còn phù hợp với tình trạng làm việc thực tế, chẳng hạn như giấy phép hết hạn, hợp đồng chấm dứt, người lao động thay đổi vị trí, thay đổi địa điểm làm việc hoặc làm việc không đúng nội dung đã được cấp.
Với gần 40 năm kinh nghiệm, FISC đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, bao gồm Đại học Hoa Sen, Pernod Ricard, Highlands Coffee,… trong quá trình xử lý hồ sơ lao động và cư trú cho người nước ngoài tại Việt Nam. Từ việc rà soát vị trí công việc, thời hạn giấy phép đến tư vấn hướng xử lý khi người lao động thay đổi tình trạng làm việc hoặc cư trú, FISC giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và sử dụng lao động nước ngoài hợp pháp.
Cần tư vấn về giấy phép lao động cho người nước ngoài? Liên hệ FISC để được rà soát hồ sơ và hướng dẫn phương án phù hợp.
Các câu hỏi thường gặp
Công ty mới có thể dùng lại giấy phép lao động cũ không?
Không. Nếu người lao động nước ngoài chuyển sang công ty mới, công ty mới không thể sử dụng lại giấy phép lao động do công ty cũ bảo lãnh. Trường hợp người lao động tiếp tục làm việc tại Việt Nam, công ty mới cần thực hiện hồ sơ cấp mới giấy phép lao động hoặc kiểm tra điều kiện miễn giấy phép lao động nếu có.
Có thể chuyển giấy phép lao động sang công ty mới không?
Thông thường không thể chuyển trực tiếp. Nếu người lao động làm việc cho công ty mới, công ty mới cần kiểm tra điều kiện và thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động mới hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động nếu đủ điều kiện.
Giấy phép lao động bị thu hồi thì thẻ tạm trú/visa có bị ảnh hưởng không?
Có thể bị ảnh hưởng, vì giấy phép lao động thường là căn cứ để xin visa lao động hoặc thẻ tạm trú theo diện lao động. Khi giấy phép lao động không còn hiệu lực, doanh nghiệp và người lao động nên kiểm tra lại tình trạng cư trú để xử lý kịp thời.
Không thu hồi được bản gốc giấy phép lao động thì xử lý thế nào?
Nếu không thu hồi được bản gốc giấy phép lao động, doanh nghiệp nên chuẩn bị văn bản giải trình lý do, ví dụ người lao động đã về nước, thất lạc giấy phép hoặc không còn liên hệ được. Cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu tài liệu bổ sung tùy từng trường hợp cụ thể.
